Datenspeicherung: Warum Datensilos massive Schwierigkeiten verursachen

Prozesse und Organisationsstrukturen unterliegen einem ständigen Wandel. Hierdurch stoßen auch vorhandene Systeme immer wieder an ihre Grenzen. Dies führt zu dem Begleitumstand, dass in betroffenen Unternehmensabteilungen softwaretechnische Insellösungen geschaffen werden.

Anstelle einer zentralen Datenspeicherung herrschen dann Datensilos in den einzelnen Bereichen vor. Das verursacht nicht nur Mehrarbeit. Die Folgen können weitaus schwerwiegender sein.

Wie entstehen Datensilos?

Eine dezentrale Datenspeicherung in Unternehmen ist keine Seltenheit und kann mehrere Gründe haben. Der ungünstigste Fall ist, wenn Datensilos bewusst geschaffen werden – etwa, weil einzelne Abteilungen untereinander konkurrieren und Informationen bewusst zurückhalten.

Glücklicherweise tritt dieser Sachverhalt nicht allzu häufig auf. Wesentlich öfter entstehen Datensilos, weil bestimmte Aufgabenstellungen oder Analysen mit dem bestehenden System nicht abbildbar sind. Die Anwender der Unternehmensbereiche sehen sich dann gezwungen, eigene Lösungen zu implementieren.

Auch bei der Zusammenführung von Unternehmen oder größeren Organisationseinheiten kommt es mitunter zur Entstehung isolierter Datentöpfe, da vorhandene Systeme nicht zusammengeführt, sondern heterogen weiterbetrieben werden.

Risiken durch isolierte Datenspeicher

Wenn Stammdaten in unterschiedlichen IT-Systemen abgelegt werden, sind reibungslose abteilungsübergreifende Prozesse kaum realisierbar. Wenn zwei Silos mit denselben Daten existieren, ist es zudem unvermeidlich, dass diese über kurz oder lang auseinanderdriften. Möglicherweise werden dann sogar aktuelle Daten mit veralteten Informationen überschrieben.

Herrschen solche Rahmenbedingungen vor, ist die Integrität der Daten nicht gewährleistet. Dies führt beispielsweise dazu, dass Fehlerquellen in den Geschäftsprozessen entstehen. Darüber hinaus ergeben sich Risiken bei der Datenanalyse. Der Grund: Jedes Silo stellt eine unvollständige Sicht auf Informationen dar, weshalb theoretisch eine Zusammenführung sämtlicher isolierter Datenspeicher erfolgen müsste, um eine vollständige Sicht auf das Unternehmen zu erhalten.

Für Manager und Führungskräfte bedeutet dies unter Umständen, dass sie Entscheidungen aufgrund einer unzureichenden oder gar falschen Informationsbasis treffen. Auf der Arbeitsebene gestaltet sich zudem die Suche nach bestimmten Informationen oder Datensätzen aufgrund der verschiedenen Quellsysteme äußerst ineffizient.

Nicht zuletzt verursachen Datensilos einen erhöhten Bedarf an Speicherplatz, mehr administrativen Aufwand und eine unnötige Verwendung weiterer Systemressourcen – etwa für den Import und Export von Daten.

So erkennen Sie, ob Ihr Unternehmen betroffen ist

Dem Management ist häufig gar nicht bewusst, dass im Unternehmen eine isolierte Datenspeicherung stattfindet. Entsprechend werden auch keine Initiativen zur Minimierung von Datensilos gestartet. Ob Ihr Unternehmen ebenfalls unter den negativen Folgen leidet, ist jedoch an einigen klassischen Symptomen erkennbar:

• Die Mitarbeiter führen mit hohem Aufwand Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammen.
• Veraltete oder unterschiedlich gepflegte Stammdaten (z. B. Kundendaten) verursachen immer wieder Probleme.
• Die redundante Datenhaltung verursacht unnötige Mehrarbeit.

Diese Faktoren möchten wir im Folgenden etwas genauer betrachten.

Hoher Aufwand für Datenzusammenführung

Wie bereits erwähnt, sind betriebswirtschaftliche Auswertungen ein bedeutsames Steuerungsinstrument für die Unternehmensleitung. Müssen die Daten hierfür jedoch erst konsolidiert werden, kostet dies wertvolle Zeit. Beobachten Sie Ihre Teams immer wieder dabei, wie sie aufwendig Daten aus verschiedenen Quellen sammeln, zusammenführen und diese unter Zuhilfenahme von Datenbanken, Tabellenkalkulation oder PowerPoint aufbereiten, so besteht Handlungsbedarf. Insbesondere, wenn es sich um turnusmäßige Reports handelt, die auf diese Weise erstellt werden, sind dringend Optimierungen erforderlich.

Probleme durch unterschiedliche oder veraltete Stammdaten

Isolierte Datenspeicher sorgen im Laufe der Zeit für Chaos hinsichtlich der Stammdaten. Pflegen die Mitarbeiter im Marketing, in der Kreditorenbuchhaltung, im Service und im Vertrieb beispielsweise ihre Informationen an unterschiedlichen Stellen, entstehen in Silos unterschiedliche Datensätze und Datenstände zu ein und demselben Kunden. Integrierte, einheitliche und effiziente Prozesse sind dann kaum realisierbar. Es stellt sich zudem die Frage, welcher Datensatz nun aktuell ist oder die beste Qualität aufweist.

Hoher manueller Aufwand durch heterogene Systeme

Redundante Datenspeicherung verursacht zwangsläufig mehr administrativen Aufwand. Isolierte Systeme zwingen Ihre Mitarbeiter dazu, Informationen mehrfach an unterschiedlichen Stellen zu pflegen. Zudem erhöht sich der Abstimmungsaufwand zwischen den Unternehmensabteilungen. Informationen müssen möglicherweise manuell weitergegeben werden. In anderen Szenarien sorgen eigens entwickelte Schnittstellen für den Datenabgleich, was jedoch ebenfalls mit fortlaufendem Pflegeaufwand verbunden ist – gerade bei Systemänderungen wie einem Releasewechsel.

Dezentrale Datenhaltung verhindert Big-Data-Initiativen

Kunden, Produkte, Anlagen, Maschinen und sonstige Objekte generieren zunehmend wertvolle Daten. Diese zu sammeln ist jedoch nicht das Hauptproblem. Wesentlich herausfordernder ist der Schritt von unstrukturierten Massendaten zu generiertem Wissen - also einer Entwicklung von Big Data zu Smart Data. Dieser Effekt ist in zahlreichen Branchen ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Zukunft.

In erster Linie wird die Wandlung von Big Data zu Smart Data von isolierten Datensilos ausgebremst. Informationen werden beispielsweise in CRM-Systemen, Marketing-Software und Ticketing-Systemen getrennt voneinander abgespeichert, bearbeitet und aktualisiert.

Es liegt auf der Hand, dass es unter solchen Rahmenbedingungen unmöglich ist, zukunftsweisende Analysewerkzeuge wie Predictive Analytics einzusetzen, um neue Erkenntnisse zu gewinnen oder beispielsweise das zukünftige Kundenverhalten zu prognostizieren. Kurz: Um zu verhindern, dass aus Big Data „Lost Data“ wird, ist eine gezielte Zusammenführung und Synchronisation von Daten unerlässlich.

Datensilos durch ERP vermeiden

Für effektive Geschäftsprozesse und ein hohes Innovationstempo sind konsistente Daten die zentrale Voraussetzung. Es gilt demnach, Informationen zu konsolidieren und zu harmonisieren. Dies gelingt durch den Einsatz einer modernen ERP-Lösung, welche Daten aus sämtlichen Arbeitsbereichen zusammenführt und verfügbar macht. Es erfolgt eine Verknüpfung von Bereichen wie Vertrieb, Konstruktion, Produktion, Einkauf, Service, Controlling, Finanzwesen und Personalwirtschaft in einem zentralen System. Dies sorgt nicht nur für durchgängige Abläufe, sondern gewährleistet gleichzeitig, dass alle Beteiligten auf einer einheitlichen Datenbasis agieren.

In Produktionsbetrieben sind zudem insbesondere in den Bereichen CAD, PDM und PLM oft umfangreiche Datensilos vorzufinden. Hier gilt es, ein harmonisches Zusammenspiel mit dem ERP-System zu realisieren, um die Zusammenarbeit zwischen Konstruktionsabteilung, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Fertigung und dem Service zu gewährleisten. Entsprechend sollte die ERP-Software in der Lage sein, Informationen wie Artikelstammdaten und Stücklisten automatisch mit Drittsystemen auszutauschen.

Fazit: Ohne zentrale Daten geht nichts mehr

In Summe wird klar: Wer auch in Zukunft Einzellösungen mit isolierten Daten betreibt, wird den Anschluss verlieren. ERP-Systeme, die eine zentrale Lösung für sämtliche Unternehmensprozesse darstellen, erleichtern Unternehmen hingegen den Eintritt in eine Welt harmonisierter Informationen. Entscheidend ist hierbei der Funktionsumfang. Je mehr Bereiche die Lösung abdeckt, desto geringer ist der Bedarf an Schnittstellen.

Sind Module wie CRM, PPS, SRM, Dokumentenmanagement und Business Intelligence bereits integriert, so ist dies die ideale Ausgangslage zur Reduzierung heterogener Daten. Zugleich wird die Basis für eine „digitalisierungsfreundliche“ Unternehmenskultur geschaffen. Diese beinhaltet vollständige Transparenz, das Eliminieren von Abteilungsdenken und Herrschaftswissen sowie die Etablierung einer reibungslosen Zusammenarbeit über Bereichsgrenzen hinweg.